Sobrevivir y triunfar en la organización de un evento corporativo

Organizar eventos empresariales puede parecer una tarea titánica. Desde coordinar proveedores hasta asegurarse de que todo el equipo esté alineado, hay muchos detalles que pueden hacer que la planificación sea abrumadora. Pero, ¡no temas! Con una planificación adecuada y una actitud positiva, cualquier empresa puede organizar un evento exitoso que deje una impresión duradera en sus asistentes.

¿Qué debes tener en cuenta en la planificación de eventos de empresa?

La clave para sobrevivir a la organización de eventos corporativos radica en la preparación y en la anticipación de problemas. Aquí hay algunos consejos para mantener la calma y asegurarte de que todo salga según lo planeado:

  1. Planificación anticipada: Comienza a planificar con tiempo. Cuanto antes empieces, más tiempo tendrás para resolver cualquier problema que pueda surgir. Es importante definir las fechas en las que quieres organizar tu evento, el número de asistentes aproximado y el tipo de acto que quieres llevar a cabo. Con estos requisitos, podrás empezar a buscar aquellas localizaciones que mejor se ajusten a tus necesidades. Muchos de los espacios, sobre todo en grandes ciudades, se reservan con mucha antelación. ¡No te quedes fuera!
  2. Equipo de trabajo: Olvídate de organizar un evento tú solo. Es mucho trabajo y necesitas un buen equipo que te ayude. Divide el evento en partes y asigna tareas específicas a cada uno de ellos. Una distribución clara de responsabilidades ayuda a que todos sepan qué deben hacer y cuándo. Recuerda que la organización de eventos no es solo una tarea logística, también deberás involucrar a tus equipos de ventas y de diseño, para que puedas alinearte con la estrategia de marketing marcada.
  3. Presupuesto detallado: Establece un presupuesto y síguelo. Mantén un control estricto de los gastos para evitar sorpresas desagradables. Una buena planificación y ejecución te llevará a un correcto control del gasto. Anticípate y solicita presupuestos para cualquier actividad que quieras hacer, incluida la promoción del evento (en el caso de que sea abierto al público). Guarda una partida para imprevistos, ya que siempre los habrá.
  4. Comunicación efectiva: Mantén una comunicación constante con todos los involucrados. Esto incluye a tu equipo, proveedores, invitados y cualquier otra persona que participe en el evento. Una buena gestión de eventos pasa por una buena comunicación vertical y horizontal. De esta forma, todo el mundo estará alineado y sus expectativas cubiertas.
  5. Flexibilidad: Prepárate para adaptarte a cambios inesperados. La flexibilidad y la capacidad de resolver problemas sobre la marcha son esenciales. Asegúrate de que los miembros del equipo saben lo que deben hacer cuando suceda un cambio inesperado y qué pasos deben seguir para solucionarlo.

Una buena planificación y una actitud para el triunfo son claves a la hora de montar un evento empresarial. Sea cual sea el tipo de evento corporativo que quieras organizar, recuerda estos consejos y seguro que conseguirás el éxito.

Nuestra recomendación, además, siempre pasará por que te alíes con un partner experto en organización de eventos, como Colillas Branding. Llevamos más de 30 años acompañando a las empresas en todo tipo de actos, para que estas no tengan que preocuparse de nada.

Ventajas de organizar un evento corporativo

Organizar un evento corporativo no solo es una excelente manera de mostrar la cultura y los valores de tu empresa, sino que también ofrece múltiples beneficios que pueden impulsar tu negocio de diversas maneras.

1. Fortalecimiento de relaciones

Los eventos corporativos proporcionan una oportunidad única para fortalecer las relaciones con clientes, proveedores y empleados.

Estos eventos permiten interacciones cara a cara que ayudan a construir una conexión más personal y sólida. Un cliente satisfecho es más probable que se convierta en un defensor de tu marca, y un proveedor confiable puede ofrecer mejores términos comerciales.

Adyen España nos ha encargado, en diversas ocasiones, la organización de una serie de encuentros en Madrid, Barcelona y Palma de Mallorca con algunos de sus clientes y leads más importantes.

Nuestra responsabilidad se ha centrado en la búsqueda de los espacios, contratación y gestión de la parte audiovisual (microfonía, imagen, vídeo y fotografía), contratación de servicios auxiliares, y regiduría en directo.

También fuimos los encargados del diseño y producción de stands que permitieran a los visitantes del encuentro probar los terminales de la multinacional de pagos.

2. Aumento de la visibilidad y reputación

Organizar un evento exitoso puede mejorar significativamente la visibilidad de tu marca. Los eventos bien publicitados y ejecutados pueden atraer la atención de los medios y del público, aumentando el reconocimiento de la marca y mejorando su reputación en el mercado. Además, estos eventos ofrecen una plataforma ideal para presentar nuevos productos o servicios.

En 2021, la organización no gubernamental Médicos Sin Fronteras España, decidió lanzar un nuevo evento, llamado Humanidad Inconformista, para atraer a nuevo público y debatir sobre temáticas de interés general.

Colillas Branding fue seleccionado para gestionar toda la parte digital, ya que una parte importante del público invitado a este encuentro iba a estar conectado en la plataforma de streaming diseñada ad hoc.

Humanidad inconformista con Colillas Branding
Humanidad inconformista con Colillas Branding

3. Generación de nuevas oportunidades de negocio

Los eventos corporativos son una excelente manera de generar nuevas oportunidades de negocio. Al reunir a diferentes actores del sector en un solo lugar, se crean espacios propicios para el networking y la creación de alianzas estratégicas. Estas interacciones pueden resultar en nuevas colaboraciones, clientes potenciales y acuerdos comerciales.

En el marco de la celebración de la 20ª edición de la Conferencia Anual Europea de RISI, Barcelona Cartonboard organizó una visita guiada por sus instalaciones, acogiendo a un importante número de asistentes al encuentro impulsado por RISI.

La cita, muy especial para la compañía dado que coincidía además con la celebración de su 50º aniversario, incluía un recorrido por las distintas plantas y secciones de la fábrica de Barcelona Cartonboard. Tras la visita, servicio de catering en una zona especial habilitada con carpas para la ocasión, con proyecciones audiovisuales y parlamentos de personalidades destacadas del sector.

En Colillas Branding nos encargamos de toda la organización del evento: coordinación de los asistentes al evento, contratación de servicios, catering, azafatas, transporte. A su vez, ofrecimos apoyo en vivo durante la visita y nos ocupamos del reportaje fotográfico que daba crónica de los acontecimientos.

Packaging de producto
Caja de bienvenida para la visita a la fábrica de Barcelona Cartonboard durante la conferencia de RISI, diseñada y producida por Colillas Branding

4. Motivación y cohesión del equipo

Los eventos corporativos también son una herramienta eficaz para motivar a los empleados y mejorar la cohesión del equipo. Actividades como talleres, seminarios y actividades de team building fomentan un sentido de pertenencia y camaradería entre los empleados, lo que puede resultar en un equipo más unido y productivo.

En diciembre de 2023, tras muchos meses de trabajo, Grupo La Plana organizó una gran fiesta para todos sus empleados y equipo de ventas en su planta de Onda, en Castelló. Colillas Branding fue, una vez más, la empresa elegida como partner en organización del encuentro.

Nuestros equipos fueron los encargados del alquiler y montaje de una carpa de grandes dimensiones, de la contratación de los diferentes puestos de comida, del diseño y fabricación de gadgets corporativos, y de la coordinación con diversos servicios auxiliares (transporte en autocar, seguridad, limpieza, etc.).

Congresos y charlas con Colillas Branding

5. Feedback Directo del Cliente

Un evento corporativo es una oportunidad perfecta para obtener feedback directo de los clientes sobre tus productos o servicios. Las interacciones cara a cara permiten una retroalimentación más rica y detallada, lo que puede ser invaluable para mejorar y adaptar tus ofertas a las necesidades y expectativas del mercado.

¿Cómo organizar un evento corporativo con exito?

Lograr que un evento corporativo sea un éxito requiere una combinación de planificación meticulosa, ejecución precisa y un enfoque en la experiencia del asistente. Aquí hay una guía paso a paso para organizar un evento corporativo exitoso:

Paso 1: definir los objetivos del evento

Antes de empezar a planificar, es crucial definir claramente los objetivos del evento. ¿Qué quieres lograr? ¿Es un lanzamiento de producto, una conferencia, una feria comercial o una actividad de team building? Tener objetivos claros ayudará a guiar todas las decisiones de planificación.

Paso 2: establecer un presupuesto

El siguiente paso es establecer un presupuesto detallado. Esto incluye todos los posibles gastos como el alquiler del lugar, catering, decoración, marketing, personal y otros imprevistos. Un presupuesto bien definido ayuda a evitar sorpresas y a mantener el control financiero.

También es importante definir de dónde saldrá el presupuesto destinado a la organización del evento. ¿Habrá patrocinios dinerarios? ¿Los asistentes deberán abonar el pago de una entrada?

Paso 3: selección del lugar

El lugar del evento es uno de los aspectos más importantes. Debe ser accesible, adecuado para el tipo de evento y contar con todas las facilidades necesarias. Visita varios lugares antes de tomar una decisión y asegúrate de que cumplan con todos los requisitos.

El espacio donde se celebrará el acto es imprescindible, pero también es esencial saber cómo se llega hasta este espacio, si hay alojamiento adecuado en las inmediaciones, así como actividades de ocio.

Paso 4: planificación del programa

Diseña un programa detallado del evento. Incluye todos los aspectos, desde la recepción hasta la clausura, y asigna tiempos específicos para cada actividad. Un programa bien estructurado garantiza que el evento fluya sin problemas y que los asistentes tengan una experiencia positiva.

Este programa también te servirá para definir los requerimientos del espacio. ¿Necesitas varias salas para actos que suceden de forma simultánea? ¿De qué capacidad? ¿Hay actividades de teambuilding que suceden fuera de la localización principal? ¿Cómo se llega hasta ellas? ¿Necesitas microfonía en todos los espacios, conexión a internet y pantallas?

Paso 5: marketing y promoción

Para asegurar una buena asistencia, es vital promover el evento de manera efectiva. Utiliza diferentes canales de marketing como redes sociales, correo electrónico, prensa y asociaciones comerciales. Crea contenido atractivo que genere interés y expectativa entre el público objetivo. Esto es vital en el caso de que este evento sea abierto al público.

En el caso de que tu evento sea interno, asegúrate de que lo comunicas con suficiente antelación a todos tus empleados, para que puedan bloquearse ese espacio en sus agendas. También deberás crear espacios de comunicación específicos que permitan a los asistentes informar de cuestiones operativas, como requisitos de alimentación, horarios de llegada y salida, etc.

Paso 6: logística y coordinación

La logística es clave para el éxito de un evento. Asegúrate de coordinar todos los aspectos logísticos como transporte, alojamiento, catering, tecnología y seguridad. Ten un plan de contingencia para cualquier imprevisto que pueda surgir.

Prepárate un retroplanning con todos los elementos que deberás tener en cuenta y la fecha máxima para su cierre.

Paso 7: interacción con los asistentes

Durante el evento, es importante mantener una interacción constante con los asistentes. Asegúrate de que se sientan bienvenidos y atendidos. Esto no solo mejora su experiencia, sino que también refuerza la imagen positiva de tu empresa.

Paso 8: evaluación post-evento

Una vez finalizado el evento, realiza una evaluación exhaustiva. Recoge feedback de los asistentes, analiza lo que funcionó bien y lo que se puede mejorar. Esta evaluación es esencial para aprender y mejorar en futuros eventos.

Organizar eventos corporativos puede parecer una tarea desalentadora, pero con una planificación cuidadosa y una ejecución efectiva, los beneficios pueden ser enormes. No solo fortalecen las relaciones y aumentan la visibilidad de la marca, sino que también generan nuevas oportunidades de negocio y mejoran la cohesión del equipo. Así que, ¡manos a la obra y haz de tu próximo evento corporativo un éxito rotundo!

Compartir en: