Organizar un evento corporativo con éxito: guía definitiva

Trabajas en el departamento de marketing o de ventas de tu empresa y te han pedido que seas tú quien organice el próximo evento empresarial. Ya sea para un público interno (empleados) o externo (clientes o potenciales), seguro que se te hace una montaña. Buscar el espacio adecuado y lidiar con su contratación. Comidas, cafés, ¿showroom? Una lista interminable de tareas que pueden llegar a agobiar hasta al más experto.

Pero organizar un evento corporativo no tiene por qué ser un encargo desafiante si se cuenta con la estrategia adecuada y el apoyo profesional correcto. Desde Colillas Branding queremos reforzar la idea de que juntos podemos conseguir organizar el mejor evento posible superando todas las expectativas.

¿Necesito un organizador de eventos profesional?

Desde nuestro punto de vista, sí. Organizar un evento, sobre todo si este tiene cierta envergadura, conlleva mucho trabajo y coordinación con diferentes equipos y proveedores. Contar con un único interlocutor que te ayude en todo el proceso es clave para no dejar nada a la improvisación.

El rol del organizador de eventos

Un organizador de eventos profesional actúa como el director de orquesta de tu evento corporativo. Esta figura será la encargada de que cada detalle, desde la conceptualización hasta la ejecución, se maneje con precisión y profesionalismo.

La experiencia dilatada de esta figura permitirá que la logística sea fluida, que se cumplan los tiempos durante el evento y te ofrecerá soluciones a problemas inesperados. De esta forma, tu evento transcurrirá sin contratiempos y tus asistentes quedarán gratamente satisfechos.

Colillas Branding volvió a ser el encargado de organizar el Encuentro Anual de Grupo La Plana en diciembre de 2023 en Onda (Valencia)

¿Qué se ha de tener en cuenta antes de lanzarse a organizar un evento empresarial?

Planificación y estrategia: la base del éxito del evento

Antes de lanzarte a la organización de un evento, es crucial considerar varios elementos fundamentales:

  • Objetivo del evento: Define claramente qué quieres lograr. Este debe ser el primer paso y el que marcará todas las decisiones posteriores. ¿Fidelizar a tu plantilla? ¿Vender tus productos?
  • Público objetivo: conoce a tu audiencia para satisfacer sus expectativas. Es importante establecer quienes serán los asistentes a tu evento, ya que esto también marcará la naturaleza de las actividades que se realicen. ¿Empleados? ¿Clientes? ¿Contactos y potenciales clientes?
  • Presupuesto: establece un presupuesto realista y adhiérete a él. Contar con un presupuesto de antemano te definirá el tipo de espacio al que podrás optar, las actividades a contratar y los medios de los que se dispone para conseguir los objetivos. Cada espacio tiene un coste, así como el alquiler de materiales audiovisuales y equipamiento técnico, de transporte, de cátering, etc.
  • Fecha y ubicación: escoge una fecha y un lugar que se alineen con los objetivos y las necesidades de tu audiencia. La elección del lugar no es tema baladí. Busca una ubicación con fácil comunicación, con capacidad adecuada para el volumen de asistentes que esperas y que ofrezca el ambiente que estás buscando. También es crucial definir una fecha adecuada. Deberás tener en cuenta días festivos, otros eventos importantes, entre otros.
  • Tecnología y herramientas: para eventos online e híbridos, selecciona plataformas y herramientas que potencien la experiencia del usuario y garanticen que todo aquello que quieras realizar sea posible: preguntas en directo, moderación del chat, entrada bajo registro, separación en salas de trabajo, traducción simultánea.
Evento virtual de la International League for Epilepsy, organizado por Colillas Branding
Colillas Branding fue el responsable de hacer posible uno de los encuentros virtuales de la International League for Epilepsy en 2023, dentro del marco del Día Internacional de la Mujer

¿Qué tipo de evento corporativo organizar?

Maximizando el alcance y la participación

Cada formato de evento ofrece beneficios únicos. Es importante elegir el que más se adecúe a los objetivos marcados y al público que se quiere impactar.

  • Eventos presenciales: facilitan la interacción humana directa y la construcción de redes de contacto más fuertes. Son perfectos si tu público objetivo es local o nacional, puesto que no tendrá que realizar grandes desplazamientos para formar parte. También es el mejor formato para encuentros con empleados, donde se persiga la construcción de equipo mediante actividades de teambuilding o lúdicas.
Colillas Branding ha sido el responsable de organizar los encuentros de Adyen con su cartera de clientes en España en 2022 y 2023
  • Eventos virtuales: Permiten un mayor alcance geográfico y reducen costes tanto para los organizadores como para los participantes. Son adecuados para sesiones de corta duración o para aquellos encuentros con un gran número de asistentes o que se encuentren en lugares muy alejados.
  • Eventos Híbridos: combinan lo mejor de ambos mundos, maximizando la participación al permitir que la audiencia elija cómo quiere participar. Si bien es cierto que le añade una componente de complejidad a la hora de planificar el evento, permite conseguir un mayor alcance.
Los eventos híbridos son la mejor opción cuando el público se encuentra en lugares diferentes, como este encuentro de Celsa en 2023

¿Por qué elegir Colillas Branding para organizar tu evento corporativo?

Experiencia, creatividad y compromiso

Somos expertos en la organización de eventos en Europa de gran envergadura. Queremos ser tu partner y ayudarte a conseguir el éxito que tu evento requiere.

  • Amplia y diversa experiencia: nuestro equipo tiene un profundo conocimiento en la planificación y ejecución de eventos de todo tipo. Hemos organizado eventos de gran tamaño, de diversos días y de gran complejidad con niveles de satisfacción excelentes.
  • Soluciones creativas e innovadoras: nos adaptamos a las tendencias del mercado para ofrecer eventos memorables y significativos. Contamos con una extensa red de proveedores que nos ayudan a conseguir todo lo que nuestros clientes tienen en mente. Nuestro papel se centra en la contratación de servicios y coordinación de todos ellos para que no tengas que preocuparte de nada: cenas en lugares emblemáticos, desarrollo de stands desde cero y espectáculos que no dejarán a nadie indiferente.
  • Compromiso con la excelencia: desde el concepto inicial hasta la finalización del evento, nuestro enfoque está en superar las expectativas de nuestros clientes. No nos conformamos con la mediocridad. Nos rodeamos de los mejores profesionales para que todo salga perfecto.
Los eventos presenciales requieren de muchos elementos que deben tenerse en cuenta para que todo salga bien

En Colillas Branding, entendemos que un evento corporativo es mucho más que una reunión; es una oportunidad para fortalecer tu marca, conectar con tu audiencia y lograr tus objetivos de negocio de manera efectiva y memorable. Con una mezcla perfecta de profesionalismo, creatividad y atención al detalle, estamos aquí para asegurar el éxito de tu próximo evento.

Somos tu mejor aliado en la gestión de eventos

Queremos liberarte del estrés y la carga de trabajo asociado con la organización de un evento. Contar con nosotros te permitirá tener un interlocutor único que se encargará de todo aquello que necesites. Podemos ayudarte en cualquiera de las fases del evento: la conceptualización, gestión preevento, regiduría durante el evento y en el post evento. Podemos ayudarte a encontrar las mejores estrategias de marketing para promocionar tu evento, mientras garantizamos tu imagen de marca.

Así que la próxima vez que te encuentres planeando un evento, considera la posibilidad de delegar esta importante tarea a profesionales que se especialicen en crear experiencias inolvidables, como nosotros. Escríbenos a info@colillas.com y estaremos encantados de escuchar tu proyecto.

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